Hur planerar man ett dokumentationsprojekt?
Ett dokumentationsprojekt börjar inte när den första manualen skrivs – det börjar med en plan.
I de flesta försvarsprojekt förändras konstruktionen under projektets gång. Nya krav tillkommer, lösningar utvecklas och verifieringar leder ibland till tekniska förändringar. Ett välplanerat dokumentationsprojekt tar hänsyn till detta redan från början.
Målet är inte att undvika förändringar, utan att planera dokumentationsarbetet så att de kan hanteras utan onödiga omarbetningar eller förseningar.
Börja med att förstå projektet
En befintlig produkt har andra förutsättningar än ett nyutvecklat materielsystem, och ett modifieringsprojekt skiljer sig från båda.
Därför behöver planeringen utgå från:
- projektets omfattning
- projektets tidplan
- tillgången till underlag
- när olika publikationer behöver finnas tillgängliga
Ju bättre förståelse för projektets förutsättningar, desto enklare blir det att planera dokumentationsarbetet.
Planera utifrån projektets milstolpar
Dokumentationsleveransen behöver en egen tidplan som är samordnad med projektets viktigaste aktiviteter, exempelvis:
- konstruktionsgranskningar
- verifieringar
- tester och provning
- utbildning
- delleveranser
Vissa publikationer behöver finnas tillgängliga inför utbildning eller provning, medan andra kan färdigställas först när konstruktionen är fastställd.
Genom att planera dokumentationen utifrån projektets milstolpar blir det lättare att leverera rätt information vid rätt tidpunkt.
Planera för förändringar
Förändringar är en naturlig del av de flesta utvecklingsprojekt.
Nya krav tillkommer, tekniska lösningar utvecklas och verifieringar leder ibland till tekniska justeringar.
En bra dokumentationsplan bygger därför på att förändringar kommer att ske. Det gör det möjligt att prioritera de delar där underlaget är stabilt och avvakta med de delar som fortfarande utvecklas.
Följ upp planen under projektets gång
En dokumentationsplan är inte statisk.
När projektet utvecklas behöver även dokumentationsplanen uppdateras. Regelbundna avstämningar mellan projektledning, konstruktion och dokumentation gör det möjligt att identifiera förändringar i tid och justera planeringen innan de påverkar leveransen.
På så sätt blir dokumentationen en naturlig del av projektet, i stället för att försöka komma i kapp det.
Sammanfattning
Ett välplanerat dokumentationsprojekt bygger på förståelse för projektets förutsättningar och utgår från att förändringar sannolikt kommer att ske.
När dokumentationsarbetet planeras utifrån tillgången till underlag och samordnas med projektets milstolpar blir det lättare att leverera rätt dokumentation vid rätt tidpunkt – med färre omarbetningar och lägre kostnader.
