Hur säkerställer du rätt informationsunderlag?
Det är ovanligt att allt underlag finns på plats när ett dokumentationsprojekt startar.
Den information som behövs för att ta fram materielpublikationer finns ofta utspridd bland ritningar, befintliga manualer, underleverantörers dokumentation och som kunskap hos brukare, konstruktörer och andra ämnesexperter.
Informationsanalysen handlar om att identifiera dessa informationskällor, bedöma deras kvalitet och avgöra hur de kan användas.
Det är också så dokumentationsarbete vanligtvis bedrivs. Information hämtas från många olika källor och kompletteras genom funktionsgenomgångar, metodstudier och dialog med specialister.
Anpassa informationsanalysen efter projektets utgångsläge
Ny materiel
När materielen utvecklas från grunden finns ofta ingen befintlig dokumentation att utgå från.
Informationsanalysen fokuserar därför på att identifiera vilka informationskällor som blir tillgängliga under projektets gång och när. Målet är att dokumentationsarbetet ska kunna följa utvecklingen utan dubbelarbete.
Befintlig materiel med civil dokumentation
Det är vanligt att det redan finns användarmanualer, servicedokumentation eller tekniska beskrivningar.
Informationsanalysen bedömer vad som kan återanvändas och vad som behöver kompletteras. En manual som fungerar väl på den civila marknaden innehåller inte alltid den information som krävs för Försvarsmaktens användning.
Exempelvis kan information om vård, förebyggande underhåll eller militära användningsförutsättningar saknas.
Befintlig försvarsmateriel
När det redan finns materielpublikationer handlar informationsanalysen om att bedöma om de fortfarande är aktuella.
Materielen kan ha modifierats, regelverk kan ha förändrats eller nya krav kan ha tillkommit. Även tidigare godkända materielpublikationer kan därför behöva kompletteras eller revideras innan de används i ett nytt projekt.
Det kan också röra sig om försvarsmateriel som använts av andra försvarsmakter än den svenska. Informationsanalysen bedömer då hur befintliga utländska materielpublikationer kan användas som underlag för nya publikationer.
Kartlägg informationskällorna
Informationsanalysen handlar inte bara om att kontrollera att dokumentation finns.
Den kartlägger vilka informationskällor som finns tillgängliga och vilken kvalitet de håller. Underlaget kan exempelvis bestå av:
- ritningar
- tidigare publikationer
- tekniska specifikationer
- datablad från underleverantörer
- resultat från ILS- och systemsäkerhetsarbete
- kunskap hos brukare, konstruktörer och andra ämnesexperter
I många projekt kompletteras underlaget dessutom genom funktionsgenomgångar, metodstudier samt fotografering och filmning av materielen.
Bedöm kvaliteten
Att information finns betyder inte att den går att använda.
Informationsunderlaget behöver vara korrekt, konsekvent och tillräckligt detaljerat. Det behöver också vara anpassat till respektive målgrupp och innehålla den information som krävs för säker användning, vård och underhåll under materielens livslängd.
Identifiera vilken information som saknas
Informationsanalysen ska identifiera vilken information som behövs och vilken information som saknas i dokumentationsunderlaget.
Det kan handla om ritningar som ännu inte är färdiga, underhållsanalyser som inte slutförts eller information som ännu inte dokumenterats.
Minst lika viktigt är att identifiera var informationen finns och vem som har kunskapen. Kunskapen kan finnas hos en konstruktör, en brukare, en servicetekniker, en underleverantör eller någon annan ämnesexpert.
Genom att tidigt kartlägga både behov, källor och luckor blir det enklare att planera intervjuer, funktionsgenomgångar och andra aktiviteter innan de påverkar dokumentationsprojektets tidplan.
Sammanfattning
Informationsanalysen handlar om betydligt mer än att samla in dokument.
Den skapar en strukturerad bild av tillgängliga informationskällor, deras kvalitet och vilka kompletteringar som krävs.
Genom att identifiera rätt informationskällor tidigt i projektet skapas bättre förutsättningar för ett effektivt dokumentationsarbete och materielpublikationer som uppfyller både användarnas behov och de krav som ställs av FMV.
