När ska dokumentationsarbetet starta?

Det finns ingen universell tidpunkt för när dokumentationsarbete ska starta. Rätt tidpunkt avgörs av vilken dokumentation som ska tas fram, när den behövs i projektet och när det finns ett tillräckligt stabilt underlag.

Alla projekt ser olika ut

Olika projekt ställer olika krav på dokumentationsarbetet.

Om en befintlig produkt ska dokumenteras är konstruktionen ofta stabil. Då kan dokumentationsarbetet vanligtvis starta tidigt.

Vid ett modifieringsprojekt kan dokumentationsarbetet ofta delas upp. De delar där underlaget redan är stabilt kan produceras direkt, medan dokumentationen för de förändrade delarna planeras när nödvändigt underlag blir tillgängligt.

Vid nyutveckling förändras konstruktionen ofta under stora delar av projektet. Här behöver dokumentationsarbetet planeras så att de delar där underlaget är stabilt kan produceras tidigt, medan delar som fortfarande utvecklas får vänta.

Dela upp dokumentationsleveransen

Ett vanligt misstag är att se dokumentationen som en enda leverans.

I praktiken består ett dokumentationsprojekt ofta av flera naturliga etapper. Vissa publikationer behöver finnas färdiga inför exempelvis provning eller utbildning, medan andra inte kan färdigställas förrän konstruktionen är verifierad.

Dokumentationsleveransen bör därför delas upp i flera delleveranser som följer projektets olika faser.

Planeringen bör utgå från två frågor:

• När behöver respektive publikation finnas tillgänglig?
• När finns ett tillräckligt stabilt underlag för att producera den?

Genom att dela upp dokumentationsarbetet minskar risken för både förseningar och onödiga omarbetningar.

Samverkan är en förutsättning för att hålla tidplanen

Ett dokumentationsprojekt håller sällan tidplanen enbart genom en bra projektplan.

Den avgörande faktorn är att dokumentation, konstruktion och projektledning arbetar tillsammans och har en gemensam bild av projektets status, kommande förändringar och beslut som påverkar dokumentationen.

När förändringar kommuniceras i tid och beslut fattas gemensamt blir det betydligt lättare att avgöra när underlaget är tillräckligt stabilt för att dokumentationen ska kunna tas fram.

Det minskar risken för omarbetningar och ökar möjligheten att hålla projektets tidplan.

Ett väl fungerande samarbete gör att dokumentationen kan följa projektets utveckling i stället för att ständigt försöka komma ikapp den.

Rätt dokumentation vid rätt tidpunkt

Det finns ingen generell regel för när dokumentationsarbetet ska starta. Det viktiga är att planera arbetet utifrån tillgången till underlag och när olika publikationer behöver finnas tillgängliga.

I ett välplanerat dokumentationsprojekt produceras inte all dokumentation samtidigt – utan rätt dokumentation vid rätt tidpunkt.